Cara Membuat Aging Piutang di Excel untuk Follow Up Customer yang Telat Bayar

Aging piutang adalah laporan yang menunjukkan berapa lama invoice pelanggan belum dibayar. Untuk tim finance, laporan ini penting karena tidak semua piutang punya risiko yang sama. Invoice yang baru lewat jatuh tempo tentu berbeda prioritasnya dengan invoice yang sudah terlambat 90 hari.

Dengan aging piutang yang rapi, tim finance bisa melihat customer mana yang perlu di-follow up lebih dulu, berapa nominal yang mulai berisiko, dan bagaimana dampaknya terhadap cashflow perusahaan. Kabar baiknya, laporan sederhana seperti ini bisa dibuat di Excel tanpa sistem yang rumit.

Apa Itu Aging Piutang?

Aging piutang adalah pengelompokan invoice berdasarkan umur keterlambatan pembayaran. Umur ini biasanya dihitung dari tanggal jatuh tempo sampai tanggal laporan dibuat.

Contoh kategori yang sering dipakai:

• belum jatuh tempo;
• 1-30 hari terlambat;
• 31-60 hari terlambat;
• 61-90 hari terlambat;
• lebih dari 90 hari terlambat.

Kategori ini membantu tim finance membaca masalah lebih cepat. Daripada melihat daftar invoice panjang satu per satu, aging membuat prioritas follow up terlihat jelas.

Data yang Perlu Disiapkan

Sebelum membuat aging di Excel, pastikan data invoice sudah cukup lengkap. Minimal siapkan kolom:

• nomor invoice;
• nama customer;
• tanggal invoice;
• tanggal jatuh tempo;
• nilai invoice;
• nilai yang sudah dibayar;
• sisa piutang;
• status pembayaran;
• tanggal pembayaran terakhir jika ada.

Kalau ada pembayaran sebagian, jangan hanya mencatat status “belum lunas”. Masukkan juga nilai yang sudah dibayar dan sisa piutang. Ini membuat laporan lebih akurat, terutama untuk customer yang sering membayar bertahap.

Struktur Kolom Excel yang Praktis

Susun data dalam format tabel agar mudah difilter dan dibuat pivot. Untuk contoh ringkas, tampilkan kolom yang paling sering dipakai saat review:

Invoice	Customer	Jatuh Tempo	Sisa Piutang	Bucket Aging
INV-001	PT Contoh Jaya	15 Juni 2026	10.000.000	1-30 hari

Di file kerja sebenarnya, tambahkan juga kolom tanggal invoice, nilai invoice, sudah dibayar, hari terlambat, status, dan catatan follow up. Kolom “Hari Terlambat” dan “Bucket Aging” bisa dihitung otomatis dengan formula. Tim finance cukup menjaga data invoice dan pembayaran tetap update.

Menghitung Hari Terlambat

Buat satu sel untuk tanggal laporan, misalnya di K1. Isi dengan tanggal hari ini atau tanggal cut-off laporan.

Jika kolom jatuh tempo ada di D2, formula sederhana untuk menghitung hari terlambat adalah:

=MAX(0,$K$1-D2)

Formula ini menghasilkan angka 0 kalau invoice belum terlambat. Kalau sudah lewat jatuh tempo, angka yang muncul adalah jumlah hari keterlambatan.

Untuk laporan yang ingin memisahkan invoice belum jatuh tempo, Anda juga bisa memakai:

=$K$1-D2

Hasil negatif berarti invoice belum jatuh tempo. Hasil positif berarti invoice sudah terlambat.

Membuat Bucket Aging

Setelah hari terlambat dihitung, buat kategori aging agar laporan lebih mudah dibaca. Misalnya kolom “Hari Terlambat” ada di H2, formula bucket bisa dibuat seperti ini:

=IFS(H2=0,"Belum jatuh tempo",H2<=30,"1-30 hari",H2<=60,"31-60 hari",H2<=90,"61-90 hari",H2>90,">90 hari")

Jika versi Excel Anda belum mendukung IFS, gunakan IF bertingkat:

=IF(H2=0,"Belum jatuh tempo",IF(H2<=30,"1-30 hari",IF(H2<=60,"31-60 hari",IF(H2<=90,"61-90 hari",">90 hari"))))

Pastikan kategori aging konsisten. Jangan mencampur label seperti “30 hari”, “1 bulan”, dan “kurang dari 1 bulan” dalam satu file karena akan menyulitkan pivot table.

Membuat Summary per Customer

Setelah tabel dasar selesai, buat ringkasan agar tim bisa melihat customer mana yang paling perlu diperhatikan. Cara paling praktis adalah menggunakan PivotTable.

Atur PivotTable seperti ini:

• Rows: Customer;
• Columns: Bucket Aging;
• Values: Sum of Sisa Piutang;
• Filter: Status Pembayaran jika diperlukan.

Dari sini, tim finance bisa melihat total piutang per customer dan distribusinya berdasarkan umur piutang. Customer dengan nominal besar di bucket >90 hari biasanya perlu menjadi prioritas follow up.

Menentukan Prioritas Follow Up

Tidak semua invoice perlu dikejar dengan nada yang sama. Gunakan aging untuk membedakan tindakan:

• belum jatuh tempo: kirim reminder ringan jika invoice bernilai besar;
• 1-30 hari: follow up rutin dan pastikan invoice diterima pihak yang benar;
• 31-60 hari: eskalasi ke PIC bisnis atau account manager;
• 61-90 hari: minta komitmen tanggal pembayaran yang jelas;
• lebih dari 90 hari: review risiko bad debt dan pertimbangkan eskalasi manajemen.

Tambahkan kolom “Action Next” atau “Catatan Follow Up” di Excel. Ini membantu tim menghindari follow up berulang tanpa konteks.

Kesalahan Umum dalam Aging Piutang

Ada beberapa kesalahan yang sering membuat aging piutang tidak akurat:

• pembayaran sudah masuk tetapi belum di-update;
• pembayaran sebagian dicatat sebagai lunas atau belum lunas saja;
• tanggal jatuh tempo salah karena term pembayaran tidak sesuai kontrak;
• invoice dispute tetap dihitung seperti invoice normal;
• credit note belum dikurangkan dari sisa piutang;
• data invoice dari beberapa sumber digabung tanpa nomor invoice yang konsisten.

Sebelum aging dipakai untuk meeting cashflow, lakukan pengecekan cepat terhadap invoice bernilai besar dan invoice yang masuk bucket paling tua.

Template Kolom Sederhana

Untuk mulai cepat, gunakan kolom berikut:

1. Nomor Invoice
2. Customer
3. PIC Customer
4. Tanggal Invoice
5. Jatuh Tempo
6. Nilai Invoice
7. Sudah Dibayar
8. Sisa Piutang
9. Hari Terlambat
10. Bucket Aging
11. Status
12. Catatan Follow Up
13. Tanggal Follow Up Terakhir

Template ini cukup untuk banyak tim finance kecil sampai menengah. Setelah proses makin matang, Anda bisa menambahkan kolom term pembayaran, nomor kontrak, sales owner, atau kategori risiko customer.

Penutup

Aging piutang bukan hanya laporan untuk mengetahui siapa yang belum bayar. Laporan ini adalah alat kerja untuk menjaga cashflow, mengatur prioritas follow up, dan membantu tim finance mengambil keputusan lebih cepat.

Mulailah dari tabel Excel yang sederhana, lalu jaga datanya tetap update. Jika laporan aging sudah rapi, diskusi piutang tidak lagi berdasarkan ingatan atau chat terakhir, tetapi berdasarkan data yang bisa dicek bersama.